Opret en engagement
For at oprette en ny engagement, klikker I på Opret Engagement Skabelon. Herefter navngives og typebestemmes skabelonen.
I kan enten bruge en af de typer, vi har oprettet i systemet eller oprette jeres egne. Ved at oprette flere type har I mulighed for gruppere jeres Engagements samt styre adgang til specifikke Engagementtyper. I kan f.eks. lave en type der hedder preboarding og dermed samle forskellige Engagements, som I bruger i forbindelse med jeres preboarding, under en type.
Opbyg indholdet i en Engagement
Nu er I klar til at fylde indhold ind i den nye engagement skabelon.
- Til venstre har I et overblik over siderne i Engagementen. Klik på “tilføj side” for at tilføje en ny side i skabelonen.
- I midten ses tekstfeltet hvor I kan indsætte tekst. Klikker I på “tilføj element” kan I her indsætte elementer såsom stamkortsfelter, bedømmelser, kontaktpersoner eller beskrivelser.
Når I opretter en Engagement, vil der automatisk være oprettet tre sider. En første og en sidste side samt en gennemgangsside. Gennemgangssiden kan I fravælge ved at klikke på slideren ud for Aktivér gennemgangsside i venstre side.
En gennemgangsside giver medarbejderen mulighed for at se de svar, han/hun har givet, inden vedkommende afslutter Engagementen.
Hver side skal have en sidetitel - start derfor med dette, når I opretter en ny side.
Når titlen på siden er udfyldt, kan I indsætte tekst på siden. Derudover kan I klikke på tilføj element og eksempelvis anvende felter fra stamkortet, kontaktpersoner, bedømmelser (eksempelvis til APV eller MUS), I kan også indsætte billeder og video og meget mere.
Ovenfor ses de forskellige elementer (beskrivende, udfyldbare felter, valg eller diverse), som kan tilføjes i Engagement.
Indstillinger i Engagement:
På tandhjulet i højre hjørne findes indstillinger. Herinde kan invitationsbeskeden, deadline, sprog m.m. tilpasses. Det er også her, at skabelonen gøres anonym og hvor I kan aktivere ledersvar.
Disse indstillinger kan også tilpasses, når engagementen tilknyttes.
Anonym
I kan vælge at en Engagement skal være anonym. Dette giver god mening, hvis I ønsker at kunne indhente anonyme svar fra jeres medarbejder f.eks. i en trivselsundersøgelse. Det vil ikke være muligt at se, hvad den enkelte medarbejder har svaret eller hvilke medarbejdere, der har færdiggjort Engagementen. Man vil kunne trække en samlet anonym besvarelse ud.
Ledersvar
I har ligeledes mulighed for at vælge funktionen Ledersvar. Hvis funktionen slås til, får medarbejderens leder også tilsendt den pågældende Engagement, og vedkommende besvarer dermed de samme spørgsmål som medarbejderen, hvilket gør det muligt at sammenholde svarene til sidst.
Dette kan bl.a. anvendes i forbindelse med MUS.
Standard ledere: kan I vælge fx Nærmeste leder, og så vil denne rolle altid være tilkoblet som leder, når I har aktiveret Ledersvar for Engagementen. Dermed er det den respektives nærmeste leder, som ledersvaret sendes til.
Opsætning: Skriv invitationsbesked
Til slut kan I under invitationsbesked udfylde den e-mail eller SMS, der bliver sendt ud til jeres medarbejdere med linket til den pågældende Engagement.
Bemærk: Det er vigtigt, at linket fremgår af brødteksten i mailen. Det sikrer I ved at skrive et hashtag og så vælge Link på den rulleliste, der fremkommer.
Under kommunikationskanal kan I vælge, om beskeden skal sendes via e-mail eller SMS.
Opsætning: Notifikationer
Under notifikationsindstillinger har I mulighed for at opsætte to notifikationer:
- Engagement deadline påmindelse: Denne notifikation bruges til at informere den tilknyttede om, at deadline nærmer sig, og at deres engagement fortsat ikke er færdig. Hvis der indsættes en deadline på Engagementen, skal notifikationen udfyldes, da notifikationen er beskeden, man får I forbindelse med deadline.
- Færdiggørelse af Engagement: Denne notifikation anvendes, hvis en bruger ønsker at blive notificeret om, at en engagement er færdiggjort. Det kan være, at HR eller nærmeste leder skal vide besked.
Når I opretter notifikationen kan I med fordel anvende variabler for at personliggøre og konkretisere notifikationen. Variablerne laves ved at indsætte #.
Indsæt derefter en modtager af notifikationen. Vælges der nærmeste leder, vil den tilknyttedes nærmeste leder få notifikationen.