I denne guide gennemgår vi dokumentskabeloner, og herunder hvordan I kan gøre brug af variabler.
Hvad er en dokumentskabelon?
En dokumentskabelon er et skelet for et dokument, som I kan bruge igen og igen. I kan oprette det på jeres platform i HR-ON Staff, således at I altid kan hive skabelonen frem, når I får brug for den. På den måde slipper I for at sidde og oprette et dokument helt fra bunden hver gang, og I sparer både tid og besvær.
Når I laver en dokumentskabelon, har I mulighed for indsætte en såkaldt variabel. Det er kort fortalt jeres mulighed for nemt og hurtigt at personificere hvert dokument, så det passer nøjagtigt til den medarbejder, det drejer sig om - og det sker endda automatisk, når først skabelonen er på plads. Det kan I læse mere om i et senere afsnit i denne guide.
Opret en dokumentskabelon
For at oprette en ny skabelon skal I klikke på Opret dokumentskabelon.
Dernæst åbner et nyt vindue. Giv skabelonen et passende navn og vælg hvilket sprog, skabelonen er på. Vælg eventuelt den ansættelsestype, som dokumentet er tiltænkt (fx Ansættelseskontrakt funktionær), og giv dokumentet en dokumenttype. Læs mere om dokumenttyper her.
Under Sidehoved og Sidefod har I mulighed for at præge dokumentet med jeres virksomheds DNA. I kan eksempelvis indsætte et logo. Dernæst kan I tilpasse dokumentets størrelse. Til slut kan I vælge, om skabelonen kun skal være tilgængelig for en specifik afdeling samt specifikke medarbejdere.
Klik dernæst på fanen Rediger dokumentskabelon og scroll ned til editoren for at skrive den tekst ind, som dokumentskabelonen skal indeholde. Det er også muligt at vælge en allerede eksisterende skabelon fra jeres lokale drev på computeren, som I efterfølgende kan rette i i editoren (følg da den lille vejledning over editoren) ved knappen Vælg fil.
Som det fremgår af editoren er der forskellige muligheder for at style jeres dokument med skrifttyper, fed, kursiv, punktopstilling og så videre.
Slut af med at se en forhåndsvisning af dokumentet i fanen yderst til højre og afslut ved at klikke på Gem og luk.
Hvad er variabler i dokumentskabeloner?
Med variabler får I mulighed for at indsætte en såkaldt pladsholder, som senere bliver udfyldt med den relevante information.
Det kan være informationer som navn, adresse, stillingsbetegnelse, timeantal, løn og andre oplysninger, der tilhører den enkelte medarbejder. Disse oplysninger bliver dels hentet fra medarbejderens stamkort og fra de oplysninger, der er om jeres virksomhed i HR-ON Staff. Og det sker helt automatisk.
En variabel består af to tuborgklammer både foran og efter variabelnavnet {{navnet_på_en_variabel}}. I kan vælge at bruge de prædefinerede variabler, der findes i HR-ON Staff. Dette er variabler, der er bundet op på systemfelter fra stamkortet og virksomhedens oplysninger med mere. Og I kan oprette variabler selv, som i systemet kaldes brugerdefinerede felter. Hvis det er første gang, I arbejder med variabler, er det vores anbefaling at bruge de variabler, der er tilgængelige i HR-platformen.
Tilføj brugerdefinerede variabler
I har også mulighed for at tilføje variabler ud fra de brugerdefinerede felter, I har oprettet på jeres stamkort under Indstillinger > Stamkortsopsætning. Det kunne eksempelvis være, at I har oprettet et brugerdefineret felt på stamkortet kaldet “Førstehjælp”, hvor I har lavet en rulleliste med svarene Ja og Nej.
Hvis typen på det brugerdefinerede felt er oprettet som et tekstfelt eller et rullegardin, kan disse også anvendes som variabler i dokumentskabelonen. Tilføj brugerdefinerede felter som variabler under Dokumenter > Dokumentskabeloner > Administrer variabler:
Nu åbner et vindue inddelt i to kolonner. Til venstre ses Selvdefinerede variabler og til højre ses Brugerdefinerede felter som variabler:
I bunden til højre har I mulighed for at tilføje flere variabler (felter fra stamkortet, som er enten af typen tekst eller rulleliste). Klik på Tilføj brugerdefineret felt som variabel > Vælg variablen > Klik på Gem. Dernæst kan I trække variablen ind i jeres dokumentskabelon, hvilket vi gennemgår fremgangsmåden til herunder.
Sådan indsætter I en variabel
- Klik på det sted i dokumentskabelonen, hvor variablen skal indsættes
- Klik på ikonet med tuborgklammerne { } - det er at finde i formateringslinjen
- Klik nu på den variabel I ønsker at indsætte, fx Fornavn
- Dernæst indsættes variablen automatisk i dokumentet. I tilfældet med fornavn vil variablen se således ud: {{employee_first_name}} OBS: I skal ikke redigere i variablen. I skal blot lade den stå, som den er
- Tryk på Gem og luk
Sådan genererer I et dokument til en medarbejder
For at bruge en dokumentskabelon til en medarbejder skal I generere dokumentet på medarbejderens stamkort. Følg denne fremgangsmåde:
- Gå til den pågældende medarbejders stamkort og klik på Dokumenter > Tilføj en fil eller mappe > Generer dokument
- Vælg dokumentskabelonen på listen
- Dokumentnavn: Øverst i højre side af skærmen ser I dokumentnavnet. Det kan I redigere, hvis det skal hedde noget andet, end I har kaldt det i dokumentskabelonen
- Gyldig fra: Det er valgfrit, om I vil udfylde en dato i dette felt eller ej. Datoen, I vælger, bliver ikke vist nogen steder i dokumentet. Det er blot for at fortælle systemet, fra hvilken dato systemet skal indhente oplysningerne om medarbejderne.
Det kan fx være, at I har indtastet i medarbejderens afdelingsfelt på stamkortet, at den pågældende medarbejder skifter afdeling om tre måneder - lad os sige pr. 1. september - og at I ønsker, det er den information, der skal fremgå under feltet Afdeling i dokumentskabelonen. Dermed kan I vælge datoen 1. september i feltet Gyldig fra. Læs mere om muligheden for fremtidige ændringer på stamkortsfelter i denne guide
- Dernæst kan I se, at de variabler, I har lagt ind i dokumentskabelonen, nu er blevet udfyldt helt automatisk med personspecifikke oplysninger. Er der en information, der er tom, kan I udfylde det i højre side af dokumentvisningen ved at klikke på det pågældende felt og skrive eller vælge informationen
- Vælg nu Tilføj til dokumenter, Send til digital signatur eller Send til håndsignatur for, at dokumentet kan blive klar med det sidste step. Læs mere om dette step i denne guide
Det er også muligt at lave såkaldte tilvalgs- og fravalgsvariabler, hvilket I kan læse mere om i guiden her.
I denne guide har I lært, hvordan I opretter nye dokumentskabeloner. Desuden har vi gennemgået, hvordan I bruger og indsætter variabler samt hvordan I genererer et dokument på en medarbejder.