Der er to muligheder for at underskrive et dokument via HR-ON Staff. Vi gennemgår begge muligheder herunder: digital signatur og håndsignatur.
Digital signatur: Sådan opretter du en forsendelse
Ved brug af digital signatur får underskriverne en mail, hvori der indgår et link. Ved at klikke på linket kan underskriveren læse dokumentet og til slut underskrive ved hjælp af MitID. Dette foregår hos vores udbyder af digital signatur, Penneo.
For at oprette en forsendelse med digital signatur, skal I:
- Gå til fanebladet Underskrifter på medarbejderes stamkort. Klik på Opret signaturforsendelse
- Type: Der åbner nu et nyt vindue, hvor det i den første fane er muligt at angive dokumentets type. Valg af type får indflydelse på hvem der har rettighed til at se dokumentet (dette uddyber vi i denne guide om rettigheder)
- Upload eller generer dokument: Dernæst kan I enten uploade eller generere et dokument. Læs mere om hvordan I genererer et dokument i denne guide
- Digital signaturtitel: I har mulighed for at redigere titlen på forsendelsen, som vist på skærmbilledet herunder. Titlen kan tilføjes som variabel i emnelinjen og brødteksten til den mail, underskriverne modtager ved at skrive # og dernæst vælge “Signaturforsendelsens navn”. (Dette er først relevant, når I kommer til fanebladet Afslut forsendelse, som forklares i punkt 4 herunder)
- Underskrivere: I dette faneblad kan I tilføje det nødvendige antal underskrivere. I kan vælge mellem alle jeres medarbejdere ved at klikke på Vælg underskriver i rullelisten. Derudover er det også muligt at klikke på Tilføj eksterne underskrivere. I tilføjer en ekstern underskriver ved at indtaste vedkommendes e-mail. I kan tilføje så mange underskrivere - interne såvel som eksterne - som I har brug for
- Modtagere: I kan indsætte en modtager på næste faneblad. En modtager skal ikke underskrive dokumentet med modtager en kopi af alle dokumenter via e-mail, når alle underskrifter er sat. Klik på Vælg modtagere for at tilføje en
- Afslut forsendelse: I sidste faneblad kan I tilpasse emnelinjen og brødteksten på den mail, der følger med invitationen til underskrivning. Det er desuden muligt at vælge antal dage mellem udsendelse af en påmindelsesmail, så underskriveren bliver mindet om den manglende underskrift
Linket til selve dokumentet tilføjes automatisk i e-mailen. Afslut og afsend forsendelsen ved at klikke på Gem og luk
Håndsignatur: Opret forsendelse til genereret dokument
Den anden mulighed for at underskrive et dokument via jeres konto i HR-ON Staff er at bruge håndsignatur. For at underskrive et dokument med håndsignatur skal underskriverne bruge en mus eller fingeren, hvis det gøres på en smartphone.
- For at oprette en forsendelse med håndsignatur skal I gå til medarbejderens stamkort og dernæst vælge fanebladet Dokumenter. Klik dernæst på knappen Tilføj en fil eller mappe og vælg da at uploade et dokumentet eller at generere et
- Når dokumentet er klart, gå da til bunden i højre side og klik på Send til håndsignatur
- Dernæst kan I tilføje underskrivere til dokumentet samt vælge en dato for underskrift, hvis I ønsker at sætte en specifik dato for dette. Ellers noteres de datoer, hvor de pågældende underskrivere sætter deres signatur. Ved feltet Påmindelsesinterval kan I vælge de antal dage, der skal gå mellem, der sendes en påmindelsesmail ud til underskriverne, så de bliver mindet om den manglende underskrift
- Afslut ved at klikke på Gem og luk
I ovenstående guide har I lært om at udstede en digital signaturforsendelse samt en håndsignatur, så medarbejdernes dokumenter kan underskrives af interne såvel som eksterne parter.