Administrer medarbejdere

I videoen herunder kan I lære mere om, hvordan I opretter nye medarbejdere på jeres konto i HR-ON Staff:

I det følgende kan I læse en skriftlig gennemgang af indstillingen Administrer medarbejdere. I har nu styr på den grundlæggende opsætning af jeres platform. I kan altid få genopfrisket den grundlæggende opsætning ved at gå tilbage til Step 1.

Der er to måder at få jeres medarbejdere oprettet på. I kan enten importere jeres medarbejdere i en samlet fil, eller I kan manuelt tilføje hver enkelt medarbejder. Begge dele gennemgår vi herunder.

Under indstillingen Administrer medarbejdere kan I downloade en importskabelon med en CSV-fil.

Læs en step for step guide til import af medarbejdere her.

I kan vælge at downloade en CSV-fil med alle stamkortsfelter eller en fil kun med obligatoriske felter. Uanset hvilken CSV-fil, I vælger, kræver platformen, at I udfylder alle obligatoriske felter.

Når I har udfyldt CSV-filen, skal den uploades, analyseres og herefter importeres. I uploader filen ved at klikke på Vælg fil, hvorefter den analyseres. Platformen er meget følsom, da det har med persondata at gøre. I analysen vil platformen derfor registrere, hvis der er uoverensstemmelser. Det er vigtigt, at I udfylder stamkortsfelterne i CSV-filen, så de stemmer overens med den data, platformen har brug for.

Når CSV-filen er analyseret og godkendt, kan I starte importen. Varighed for importen afhænger af antal medarbejdere. Såfremt I senere hen har behov for at udføre en større opdatering af jeres medarbejderdata, er det også muligt under denne indstilling Administrer medarbejdere. Processen er den samme som ved import af medarbejdere. I skal dog vælge fanen Opdater medarbejderdata.

Når I skal tilføje en medarbejder manuelt foregår det under modulet Medarbejdere. Vi bevæger os dermed væk fra Indstillinger.

Klik på Tilføj medarbejder.

Udfyld dernæst stamkortet. Den første fane, I skal udfylde, er jeres påkrævede felter. Det er også her, at I kan hente nyansatte medarbejdere over fra jeres konto i HR-ON Recruit ved at klikke på Hent data fra HR-ON Recruit, hvilket vi kommer ind på i afsnittet herunder.

De andre faner indeholder de resterende stamdata felter, som I har sat op i jeres Stamkortsopsætning.

Under den sidste fane Indstillinger kan I vælge at give adgang til medarbejderen ved at generere en adgangskode. Det er ikke nødvendigt at give medarbejderen adgang ved oprettelse, da det altid er en mulighed at gøre senere med handlingen Send nyt kodeord, som vi beskriver vi i guiden: Medarbejderfanens muligheder.

Inden I kan hente nyansatte medarbejdere fra HR-ON Recruit, skal integrationen til HR-ON Recruit være slået til. Det kan I tjekke under indstillingen Ekstern integration. Er integrationen rød og dermed ikke slået til, skal I kontakte vores Customer Success team, som vil hjælpe jer.

Det er vigtigt, at den nyansattes status er sat til Ansat/Hired i HR-ON Recruit, som vist på billedet fra rekrutteringssystemet herunder:

Herefter er det muligt at klikke på Hent data fra HR-ON Recruit på jeres konto i HR-ON Staff. Der vil komme et vindue frem, hvor I får information om, hvad der hentes med over fra HR-ON Recruit. Disse informationer har I mulighed for at redigere alt efter, hvilke behov I har.

Vi har nu gennemgået, hvordan I kan importere eller manuelt tilføje jeres medarbejdere.