I denne guide kan du læse, hvordan du sætter en integration op mellem HR-ON Staff og Zenegy. På den måde behøver du kun opdatere informationerne om en medarbejder et sted: nemlig på jeres konto i HR-ON Staff, og dermed bliver det automatisk opdateret i Zenegy også.
Sådan sammenkæder du de to konti
- Åben HR-ON Staff og gå til menupunktet Indstillinger
- Vælg Ekstern integration og klik på Add integration under Zenegy for at aktivere det
- Dermed åbner et nyt vindue. Klik på Link konti
- Dernæst kommer du til login på Zenegy. Så snart du er logget ind, er de to konti kædet sammen. Dette billede dukker op:
- Nu vil de ændringer, du laver i HR-ON Staff, automatisk blive opdateret i Zenegy
Tovejs-integration - få opdateringer til at gå begge veje
Ønsker du at de opdateringer, du laver vedrørende en medarbejder, skal gå begge veje og ikke kun fra HR-ON Staff til Zenegy, er det muligt ved at aktivere tovejs-integrationen. Det gør du på følgende måde:
- Gå til din konto i HR-ON Staff og menupunktet Indstillinger > gå til Ekstern integration > klik på Add integration under Zenegy > gå til 2 Valgmuligheder > Klik på slideren Tovejs-integration for at aktivere funktionen. Bemærk: Når denne funktion er slået fra, vil ændringer i HR-ON Staff blive opdateret i Zenegy. Men ændringer i Zenegy vil ikke ændre medarbejderdataen i HR-ON Staff.Vær også opmærksom på at ændringer i HR-ON Staff kan ses i Zenegy med det samme, men når tovejs-integrationen er slået til, vil ændringer i Zenegy blive opdateret hvert 30. minut
- Hvis der er medarbejdere, hvis data du ikke ønsker skal opdateres, kan du vælge dem fra, så informationerne ikke synkroniseres. Det gør du ved at bladre ned til Denylist > vælg dernæst et eller flere feltværdier fra stamkortet, og dermed sorterer du medarbejdere fra med den valgte værdi. Det kunne for eksempel være relevant, hvis du ønsker at fravælge medarbejdere med værdien "praktikant"
- Du kan også vælge det omvendte scenarie ved at bladre ned til Allowlist. Igen skal du vælge et eller flere feltværdier fra stamkortet, og dermed tilvælger du de medarbejdere med den valgte værdi. Det kunne for eksempel være relevant, hvis du kun ønsker at medarbejdere med værdien "fastansat" skal synkroniseres med Zenegy
Vælg de felter der skal synkroniseres
Under det tredje og sidste menupunkt i opsætningen af integrationen finder du Field mappings. Det er her, du vælger de felter, du ønsker, der skal synkroniseres mellem de to systemer. Den data, der er angivet i HR-ON Staff-kolonnen, skal matche den data, der er oplyst i Zenegy-kolonnen (se billede herunder for eksempel).
I Zenegy bliver nogle felter automatisk synkroniseret med felter i HR-ON Staff og kan derfor ikke vælges fra. Disse står øverst på listen af felter. I den resterende del af listen ses brugerdefinerede felter.
Undgå disse fejl der kan besværliggøre integrationen
Det er en god ide at være opmærksom på følgende fejl, der kan opstå og dermed spænde ben for integrationen. Det drejer sig om:
- Globale værdier
- Globale værdi-sæt
- CPR-numre kan låse i Zenegy
Globale værdier
Hvis der fremstår en global værdi i et felt i Zenegy, vil de felter fra HR-ON Staff, der skal matches med Zenegy, ikke fungere. Det kan for eksempel være, hvis en medarbejder har en global værdi i Zenegy under "Indkomsttype", så vil integrationen ikke ændre indkomsttypen, hvis det ændres i HR-ON Staff mapping-feltet.
I Zenegy er det muligt at definere, hvilke globale værdier der skal bruges på en medarbejder.
Globale værdi-sæt
Hvis et såkaldt globalt værdi-sæt er repræsenteret på en medarbejder i Zenegy, vil integrationen med HR-ON Staff ikke ændre de pågældende felter vedrørende medarbejderen, som har en global værdi fra det globale værdi-sæt. Det er muligt at definere i Zenegy, hvilke globale værdier der skal høre under globale værdi-sæt.
CPR-numre kan låse i Zenegy
Når der sendes et CPR-nummer til Zenegy, vil Zenegy validere personnummeret med de danske myndigheder. Det betyder, at hvis CPR-nummeret er synkroniseret fra HR-ON Staff til Zenegy og ikke er valideret (fordi det ikke findes), kan personnummeret stadig ændres.
Hvis CPR-nummeret ikke er korrekt, men faktisk er et eksisterende personnummer, vil Zenegy låse feltet. Dermed kan værdien ikke ændres i integrationen, selvom du ændrer CPR-nummeret på medarbejderens stamkort i HR-ON Staff. Løsningen vil derfor være at slette medarbejderen manuelt i Zenegy, og så overføre medarbejderen fra HR-ON Staff med det korrekte CPR-nummer.
Hvis der i det sjældne tilfælde allerede er oprettet en lønseddel til medarbejderen med det forkerte CPR-nummer, skal du ændre det, trække det tilbage og så slette medarbejderen, inden du overfører vedkommende på ny med det korrekte CPR-nummer til Zenegy.
- Bemærk i øvrigt at følgende felt kan låse efter første lønseddel i Zenegy: Lønindkomsttype.
God fornøjelse med integrationen, og husk hvis du har spørgsmål, er du altid velkommen til at kontakte HR-ON support.