Video: Indstillinger → Afdelinger
I denne video kan I se, hvordan I opretter jeres afdelingen, giver dem en type, farve m.m. Nedenfor følger en skriftlig guide.
Her følger den skriftlige gennemgang af indstillingen Afdelinger.
De fleste virksomheder har en organisationsstruktur, hvor afdelinger er med til at definere medarbejdernes tilhørsforhold og virksomhedens opbygning. Afdelinger er derfor en grundlæggende indstilling for jeres platform, som I skal tage stilling til, inden I kan komme i gang med at bruge platformen.
Her ses, hvor I finder Afdelinger:
Afdelinger
Vi har oprettet nogle afdelinger til inspiration på jeres konto HR-ON Staff. Disse afdelinger kan I rette eller slette alt efter jeres behov.
Når I tilføjer en afdeling, skal I udfylde de felter, I finder relevante. Det er også muligt at oprette felter selv, kaldet brugerdefinerede afdelingsfelter, hvilket vi uddyber i et senere afsnit i denne guide.
For at opbygningen i HR-ON Staff minder om jeres organisations nuværende opbygning, skal I tage stilling til, om der er en overafdeling til den afdeling, I er ved at oprette. Det gør I ved at vælge afdelingen i feltet Overafdeling, som vist på skærmbilledet herunder:
Det er muligt at få et andet overblik over afdelinger ved at klikke på dette ikon:
I kan også se selve organisationsdiagrammet via medarbejderoversigten > Klik på ikonet til venstre for knappen Tilføj medarbejder.
Afdelingstyper
Afdelingstyper er mest relevant, hvis I ønsker, at jeres organisationsdiagram er illustreret med farver. I kan give en specifik farve til en specifik afdelingstype for at få et bedre overblik over jeres virksomhedsstruktur.
I kan tilknytte en afdelingstype til afdelinger ved at klikke på de tre prikker til højre for Afdelinger og herefter klikke på Rediger afdeling.
Nu åbner et vindue med en del felter, hvor I kan tilføje typen i feltet Afdelingstype > Klik dernæst på Gem og luk.
Hvordan ændrer vi farver på afdelingstyperne?
For at ændre farverne på jeres afdelinger, så det giver en pænere visuel oversigt, skal I gå til Indstillinger > Afdelinger > Afdelingstyper > Find nu den type I ønsker at redigere og klik så på de tre prikker i yderste højre kolonne og klik på Rediger afdelingstype.
Det er også muligt at oprette en ny afdelingstype. Det gør I ved at klike på Tilføj afdelingstype.
Dernæst skal I give typen et navn og vælge en farve ved at klikke på farven under overskriften Farve:
Som det ses på billedet ovenfor, er det både muligt at skrive specifikke farvekoder ind samt at klikke i farveområdet for at vælge en farve.
Afslut ved at klikke på Gem og luk.
Nu kan I tildele de relevante afdelinger den type, I netop har oprettet. Dette kan I læse mere om i afsnittet ovenfor kaldet Afdelingstyper.
Sådan bruger og opretter I brugerdefinerede afdelingsfelter
Det er også muligt at lave jeres egne afdelingsfelter. Det kunne fx være at tilføje et land til en afdeling. For at gøre det skal I klikke på Opret felt:
Dernæst dukker en række valgmuligheder for forskellige felttyper:
Vælg en felttype og klik dernæst på Næste > Udfyld dernæst følgende (se en uddybning af hvad felterne betyder under billedet):
- Navn: Når I opretter feltet, skal I angive et navn
- Beskrivelse/hjælpetekst: Det er muligt at skrive en hjælpetekst til jer selv. På den måde kan I tilgå en note, der kan åbnes i et pop-up-vindue
- Afdelingstyper: Vælg de afdelingstyper, feltet skal tilhøre, eller lad stå tomt hvis feltet skal kunne knyttes til alle afdelinger
- Standardværdi: Her kan I angive en værdi, som feltet som standard vil udfyldes med, hvis der ikke angives en anden værdi
- Obligatorisk: Til slut kan I sætte flueben i Obligatorisk, som gør, at det nye felt skal udfyldes - også når I opretter en ny medarbejder (dette vil vi som udgangspunkt ikke anbefale at gøre, med mindre det er virkelig afgørende for jer)
Klik på Gem og luk for at gemme det nye brugerdefinerede afdelingsfelt.
Sådan filtrerer I afdelinger
For at få et godt overblik over jeres afdelinger, kan I filtrere dem i afdelingsoversigten, lige som I sikkert kender det fra andre steder på platformen.
Klik på Kolonner og sæt flueben ud for de overskrifter, I ønsker at kunne filtrere efter. På listen kan I vælge mellem felter, der er genereret af systemet, ligesom I også kan finde jeres egne brugerdefinerede afdelingsfelter (læs mere om dette i afsnittet ovenfor).
Når I har valgt de kolonner, I ønsker at filtrere efter, skal I klikke på Gem. Dernæst kan I filtrere efter de valgte overskrifter. Det gør I ved at klikke på kolonne-overskriften og dernæst klikke på den svarmulighed, I vil filtrere efter. Dette er muligt, hvis der er vist et tragt-ikon, som det ses i eksemplet på billedet herunder, hvor afdelingerne Administration og Direktion er valgt til.
Alternativt kan I klikke på overskriften for at sortere alfabetisk. Dette er muligt, hvis der ikke er noget ikon, men ikonet bliver synligt, når I klikker på kolonneoverskriften (der ses en nedadgående eller opadgående pil) som vist ud for By i eksemplet på billedet herunder:
Nu har vi gennemgået indstillingen Afdelinger. Denne indstilling er essentiel i jeres platform, da Afdelinger er et felt, som systemet kræver, at I udfylder hver gang, at I opretter en medarbejder.
Vi håber, at I nu har fået oprettet jeres afdelinger og dermed fået skabt en organisationsstruktur, der stemmer overens med jeres virksomhed. I kan til hver en tid ændre og tilføje afdelinger.