Stamkortsopsætning

I denne video kan I se, hvordan I laver opsætningen for stamkortene/medarbejdernes profiler og vælger, hvilken form for data, I ønsker at opbevare om medarbejderne på jeres konto i HR-ON Staff.

Her følger den skriftlige gennemgang af indstillingen Stamkortsopsætning.

I denne indstilling skal I tage stilling til, hvilke stamdata I har brug for på jeres medarbejdere. Vi har allerede oprettet felter på jeres stamkort. Disse felter kan I se som inspiration, som I enten kan bevare, rette eller slette.

Her finder I Stamkortsopsætning:

Der vil være få felter, som er påkrævet i HR-platformen, og som I derfor ikke kan slette. Disse felter er:

Disse felter er påkrævet, da de entydigt er med til at identificere jeres medarbejdere. Jeres medarbejderes unikke e-mail er nøglen til jeres platform, og dermed den eneste måde, hvor I kan give adgang til platformen.

I har mulighed for at omdøbe disse felter, hvis I ønsker, de skal hedde noget andet. Det gør I ved at klikke på de tre prikker til højre ud for feltet og vælge Rediger felt. Under Alias kan I give feltet et andet navn. Afslut ved at klikke på Gem og luk.

Genlæs guiden om Afdelinger for at lære mere om, hvorfor Afdelinger er et systemkrævet felt.

Derudover er der felter i Staff, som er bundet op på funktioner i systemet, og som I bør være opmærksom på ikke at slette. Disse felter er:

I har mulighed for at omdøbe disse felter, hvis I ønsker, de skal hedde noget andet. Det gør I ved at klikke på de tre prikker til højre ud for feltet og vælge Rediger felt. Under Alias kan I give feltet et andet navn. Afslut ved at klikke på Gem og luk.

Øverst på stamkortet finder I Faner så som Stamdata, Ansættelse og Lønmæssige oplysninger. Disse faner er med til at opdele stamkortet. Det er muligt at redigere, slette og tilføje faner ved at klikke på plusset:

Feltoverskrifter

På hver af jeres faner er der mulighed for yderligere opdeling af jeres stamkort ved at oprette feltoverskrifter (såsom “Personlig og adresse” og “Kontakt” som vist på billedet ovenfor). Det kan være med til at skabe et bedre overblik over stamdata.

I kan oprette alle de felter, I har brug for på jeres stamkort. Felterne oprettes direkte i den ønskede kolonne ved at klikke på plusset som vist herunder:

Felttype: Der findes forskellige typer af felter, som I kan vælge mellem afhængigt af, hvilken information I har brug for. Disse typer afhænger af, hvad feltet skal informere om. Når I opretter et felt, vil I kun få en forklaring og eksempler på de enkelte felttyper. Det er ikke muligt at ændre felttypen, efter feltet er oprettet.

Navn: Når I opretter feltet, skal I angive et navn.

Beskrivelse/hjælpetekst: Det er muligt at skrive en hjælpetekst til jer selv. På den måde kan I tilgå en note, der kan åbnes i et pop-up-vindue.

Flere linjer: Sæt flueben ud for Flere linjer hvis feltet skal kunne udfyldes med flere linjer end blot en.

Standardværdi: Her kan I angive en værdi, som feltet som standard vil udfyldes med, hvis der ikke angives en anden værdi.

Indstillinger:

Når I opretter et felt, kan I tage stilling til, hvorvidt feltet skal være unikt, obligatorisk, følsomt, om ændringer skal godkendes, og om feltet kan modtage planlagte ændringer. Det vil vi gennemgå betydningen af herunder.

Unik: Et felt kan gøres unikt, hvilket betyder, at systemet kan registrere, hvad der tidligere er udfyldt i dette felt og dermed blokere for, at der udfyldes samme data igen. Det kan være relevant, hvis I opretter et felt til initialer og I ikke ønsker, at flere medarbejdere har samme initialer.

Obligatorisk: Hvis feltet skal være obligatorisk at udfylde, skal I sætte hak ud for Obligatorisk. Som udgangspunkt anbefaler vi, at I har så få obligatoriske felter som muligt. Jo flere felter, I har der er obligatoriske at udfylde, jo mere arbejde er der for jer, når I tilføjer en ny medarbejder.

Følsom: Værdien i et felt kan vises med stjerner, som vi kender det fra visningen af CPR-nummer. Dermed skal dem, der har rettighed til at se værdien, aktivt klikke på feltet for at se det.

Ændringer skal godkendes: I kan vælge, at dataet på et felt skal godkendes, før det tilføjes på medarbejderens stamkort. Hvis I sætter flueben ud for Ændringer skal godkendes, kan I vælge, hvem der skal godkende feltet. Dette vil så kunne tilgås via den pågældende medarbejders konto i menupunktet Godkendelser.

Kan modtage planlagte ændringer: Hvis en værdi skal kunne ændres frem eller tilbage i tiden, fx træde i kraft på en specifik dato, kan I sætte flueben i Kan modtage planlagte ændringer, og på den måde bliver det muligt at lægge en planlægt ændring på netop dette felt.

Læs mere om at tilføje Planlagte ændringer her.

Ekskludér felt fra roller: (Dette punkt gennemgås særskilt herunder i en kort video). Kort fortalt kan I vælge, hvilke personlige roller et felt skal ekskluderes fra. Det vil sige, at I kan tildele en rettighedsrolle til en medarbejder og vælge, at hvis medarbejderen har denne rolle, så vil det pågældende felt ikke blive vist på medarbejderens stamkort. Værdien vil dog stadig kunne tilgås via fx Medarbejderoversigten, i Notifikationer osv.

Se i videoen herunder hvordan funktionen Ekskludér felt fra roller fungerer eller læst guiden under videoen.

Det er nu muligt at ekskludere felter på stamkortet baseret på deres personlige rolle. (Bemærk at dette blot skjuler felterne og kun på medarbejderens profil. Felterne vil stadig være synlige

Det er muligt at ekskludere felter fra at blive vist på stamkortet. Det betyder, at du kan have en medarbejder, hvor oplysninger om fx pension og anciennitet ikke blive vist på deres stamkort.

Det kan være relevant, hvis I fx har ansat en praktikant, hvor oplysninger om pension og anciennitet måske er irrelevante.

For at ekskludere feltet fra at blive vist på stamkortet, skal du gå til Indstillinger > Stamkortsopsætning > Klik på de tre prikker ud for det pågældende felt > Vælg Rediger felt

Gå til feltet Ekskludér felt fra roller > Vælg den pågældende rolle fra rullelisten > Klik Gem og luk

Nu vil denne rolles felt ikke være synlig på deres stamkortsfelt.

I har også mulighed for at definere, hvordan layoutet af jeres stamkort skal se ud. Det kan I gøre ved at skifte mellem de tre visningsmuligheder ud for overskriften Layout:

Når I har valgt, hvor mange kolonner I ønsker, at stamkortet skal indeholde, skal I klikke på Gem ændringer.

Nu har vi gennemgået indstillingen Stamkortsopsætning. Her har I taget stilling til, hvilke data I ønsker på jeres medarbejdere i HR-ON Staff, og hvordan jeres stamkort skal sættes op. I kan til enhver tid tilføje og rette i disse indstillinger.