Ferie og fravær

I det følgende kan I lære, hvordan I bruger modulet Ferie og fravær. I finder Ferie- og fravær-modulet i menuen til venstre. Det er også tilgængeligt på medarbejdernes stamkort.

Ferie- og fravær-modulet er til at håndtere fravær i løbet af ansættelsesperioden. Modulet gør det nemmere for jer at få et overblik over forskellige fraværstyper, ferier osv.

Ferie- og fravær-modulet kan tilgås via sidemenuen. Det er muligt at vælge forskellige visninger af kalenderen alt efter, hvilket udtryk I bedst kan lide. Øverst i kalenderen kan I derfor skifte mellem Gantt chart, listevisning, måned, uge dag (og herunder x antal dage).

I kan bruge Ferie- og fravær til at få et overblik over medarbejdernes fravær. Det bliver nemmere at godkende og afvise fravær, så I får tid til andre vigtige HR-opgaver.

Det bliver ligeledes hurtigere og nemmere for ledere at holde styr på medarbejderne i deres afdelings fravær samt få det hurtige overblik via den integrerede widget til dashboardet, som vist på skærmbilledet herunder. For at få Ferie og Fravær som widget på dashboardet skal I gå til bunden af dashboardet. Klik på den store blå tilføj-knap og vælg Ferie og fravær.

På den måde kan I se en oversigt over de næste syv dages fravær.

Der kan være flere årsager til, at en medarbejder er fraværende. Og det tager Ferie- og fravær-modulet i HR-ON Staff naturligvis højde for. Det er derfor muligt at oprette forskellige fraværstyper så som sygdom, barns sygedage, barsel, ferie, forretningsrejse, uddannelse og så videre.

For at oprette en ny fraværstype skal I åbne menupunktet Fraværstyper, der ses til venstre for kalenderen. I bunden finder I knappen Opret en ny type. Klik på denne og giv typen et passende navn. Dernæst kan I vælge en anden farve ved at klikke på kuløren til højre for navnet.

I kan desuden også sende en kalenderinvitation, så medarbejderen kan få ferien eller en anden type fravær direkte ind i sin kalender. Det gør I ved at aktivere slideren Send kalenderinvitation, når I opretter eller redigere en fraværstype.

På den måde bliver der sendt en ICS-fil til medarbejderen hver gang, der oprettes ferie-/fravær af den type, I har sat kalenderinvitationen på. Hvis der er sat godkendelser på, får medarbejderen først en mail med en fil, så han/hun kan “reservere” tidspunktet i sin kalender, og hvis fraværet godkendes, modtager medarbejderen en ny kalenderfil med det bekræftede fravær.

Hvis fraværet skal godkendes, kan I vælge hvem, der skal godkende det ved at aktivere slideren Fravær skal godkendes. Den mulighed opstår, når I opretter typen eller redigerer den.

Dernæst vælger I hvem fra rullelisten, der skal godkende fraværet. Det kan være en navngiven medarbejder, nærmeste leder eller en rettighedsrolle. I kan genkende rettighedsrollerne på, at de starter med en angivelse af det niveau, rollen befinder sig på, fx (Afdeling) Afdelingsleder eller (Virksomhed) HR-administrator.

Når en medarbejder ønsker at registrere ferie-/fravær, vil den person, der skal godkende fraværet have adgang til at godkende fraværet via menupunktet Godkendelser. Det kommer vi ind på senere i guiden i afsnittet Sådan godkender I fravær.

Det er muligt at begrænse adgangen til de forskellige fraværstyper, så I kan styre, hvilke fraværstyper jeres medarbejdere kan se på hinanden. Det vil fx give mening, at de kan se hinandens ferie, men ikke sygdom. I kan styre adgangen til fraværstyper i rettighedsopsætningen. Læs mere om opsætningen af rettigheder her.

Det er desuden muligt at lave notifikationer efter jeres behov. Det kan være alt fra en notifikation om, at en ny type af fravær er blevet oprettet, til en notifikation om at en type er blevet slettet. Derudover kan I få notifikationer, når en medarbejder ønsker ferie eller opretter en anden type fravær.

Læs mere i guiden om opsætning af notifikationer.

Hvis der er fravær, der afventer jeres godkendelse, kan I tilgå det på denne måde:

Det er muligt at få et overblik over de forskellige afdelingers ferie og fravær. Det gør I ved at vælge afdelinger til og fra under menupunktet Afdelinger til venstre for kalenderen.

Hvis I holder musen ud for en afdelingerne, vil der dukke tre prikker frem, som I kan klikke på. Herfra kan I vælge Vælg alle, Vælg kun denne, Vælg alt andet end denne og Inverter valg.

“Inverter valg” er en mulighed for at vælg de ikke-markerede afdelinger i stedet.

Der er to måder, I kan tildele fravær til en medarbejder på. Den ene er via knappen Tilføj fravær i øverste højre hjørne af kalenderen. Vælg dernæst Fraværstype, Periode, hvilken eller hvilke medarbejder det omhandler og udfyld eventuel feltet Note. Afslut ved at klikke på Gem og luk.

Den anden måde at tildele fravær på er ved gå til fanebladet Medarbejdere (eller fremsøg medarbejderen ved at taste CTRL + K på dit tastatur). Find den medarbejder det omhandler og klik ind på vedkommendes stamkort. Klik dernæst på Kalender. Herfra kan I følge instruktionen fra ovenstående.

Hvis I tilføjer en note, når I tildeler/opretter fravær, vil noten blive vist, når man klikker på fraværet i selve kalendervisningen, som vist på skærmbilledet herunder:

Under menupunktet Indstillinger til venstre for kalenderen har I flere muligheder. Her kan I vælge nationale helligdage til og fra samt ugenumre og et snip af den kommende måned.

Øverst i højre hjørne af Ferie-/fraværmodulet finder I muligheden for at eksportere til excel. Klik på Eksporter til Excel. Vælg perioden og tag dernæst stilling til, om filen skal være filtreret ud fra de angivne filtre eller ej. Vælg om weekenderne skal indgå og afslut ved at klikke på Gem og luk. Dernæst starter downloaden.

I har nu lært, hvordan modulet Ferie og fravær fungerer og kan tilpasses jeres virksomhed. Heriblandt hvordan I opretter nye fraværstyper, sorterer i viste afdelinger, tildeler fravær og eksporterer filen. Hvis I er i tvivl om noget, er I altid velkomne til at kontakte HR-ON support på mail eller telefon. Se kontaktoplysninger her.