I har mulighed for at holde overblik over optjent ferie i HR-ON Staff. Her definerer I antallet af ferie/fraværsdage på en bestemt fraværstype (eksempelvis ferie), hvorefter saldoen holder styr på, hvor meget ferie den enkelte medarbejder har optjent, har brugt og har tilbage. Hver måned tilføjes der automatisk det antal feriedage til medarbejderen, som I har defineret.

Under Ferie/Fravær-modulet > Indstillinger, kan du oprette Feriesaldoplaner ved at klikke på Tilføj feriesaldoplan.

Feriesaldoplanen fungerer som en feriesaldo, der automatisk tilskriver medarbejderen x antal feriedage pr. måned. Eksempelvis kan I oprette en feriesaldoplan, der tildeler medarbejderen 2,08 dage i slutningen af hver måned.

Det er muligt at oprette forskellige feriesaldoplaner. Hvis der eksempelvis er forskel på, hvor mange feriedage en deltidsansat og en fuldtidsansat optjener pr. måned, kan I oprette en Feriesaldoplan til deltidsansatte og en til fuldtidsansatte.

På hver enkelt Feriesaldoplan definerer I, hvor mange feriedage der optjenes i perioden, og så beregner systemet selv, hvad det svarer til pr. måned. Dette kan I også bruge, hvis I har kollegaer i udlandet, der optjener et andet antal af feriedage.

I de kommende afsnit kan I følge fire step for at sætte indstillingerne op for jeres feriesaldoplan.

Det første step i oprettelsen af en Feriesaldoplan er Generelle indstillinger, hvor I navngiver skabelonen og tildeler den til en eksisterende fraværstype.

Det kan eksempelvis være navnet “Fuldtid” og fraværstypen “Ferie.”

Læs mere om, hvordan I opretter Fraværstyper

Det andet step i oprettelsen af en Feriesaldoplan er Periode og dage der skal tildeles. Først definerer I perioden, hvor Feriesaldoplanen skal gælde - det kan eksempelvis være fra september til august.

Under Antal dage der skal optjenes i perioden, indtaster I antallet af feriedage medarbejderen optjener i perioden. Herefter fordeler systemet feriedagene per måned til medarbejderen. Det vil eksempelvis betyde, at medarbejderen får tildelt 2,08 feriedage pr. måned i en periode fra 1. september til 31. august, hvor der optjenes 25 dage i perioden.

Det tredje step i oprettelsen af en Feriesaldoplan er, at I skal tage stilling til, hvordan medarbejderens ferie skal beregnes.

Hvis en medarbejder starter i midten af en måned, bruges Forholdsmæssig optjening til at definere, hvorvidt en medarbejder skal have fuld optjening af ferie, eller om ferien skal beregnes ud fra, at medarbejderen først startede midt på måneden.

Hvis medarbejderen skal have mindre ferie tildelt denne måned, skal I sætte flueben ved Forholdsmæssig optjening.

Normtid: I skal også definere normtiden. Normtiden defineres ud fra den tid, man anslår en almindelig arbejdsdag er. Eksempelvis 7,5 timer. På den måde kan systemet regne ud, om man afholder hele eller halve feriedage.

Det fjerde step i oprettelsen af en Feriesaldoplan er, at I skal tage stilling til, om ferie må overføres til næste ferieperiode. Hvis I aktiverer denne funktion, indskriver I det maksimalt antal af dage til overførsel. Derefter kan I indsætte en udløbsdato på feriedagene.

Hvis I indsætter en udløbsdato på de overførte feriedage, definerer I, hvor lang tid feriedagene skal gælde.

Til sidst får I en opsummering over de indstillinger, som I har oprettet Feriesaldoplanen ud fra.

I kan tildele Feriesaldoplanen til én eller flere medarbejdere. Gå til medarbejderoversigten og marker de medarbejdere, I ønsker at tildele den samme Feriesaldoplan. Marker medarbejderne med flueben i venstre side og klik på Med valgte nederst. Vælg derefter Tildel feriesaldoplan og vælg derefter den Feriesaldoplan, som I ønsker at tildele.

I kan også tildele en feriesaldoplan ved at gå ind på medarbejderens profil og gå til Ferie & Fravær.

Det er også muligt at se, hvilken Feriesaldoplan der er tildelt den enkelte medarbejder på medarbejderens profil under Ferie/Fravær. Herinde kan I også tildele en Feriesaldoplan til medarbejderen.

Når en feriesaldoplan tildeles er der mulighed for at udfylde Resterende feriedage, som er antallet af feriedage man har til rådighed, når planen tildeles:

Det er desuden muligt at tilføje en note:

På hver enkelt medarbejder kan I se en log over tildeling og brug af ferie. Her kan I også se, hvis en leder eksempelvis manuelt har tilføjet x antal feriedage til en medarbejder. Hvis der står +2 feriedage, er der tilføjet 2 ekstra feriedage, og hvis der står -2 feriedage, er der i stedet brugt 2 feriedage. Det er også her, man vil kunne se noten.

Klikker I øverst i højre hjørne, kan I downloade logs.

Når I har oprettet en Feriesaldoplan og tildelt medarbejderen Feriesaldoplanen, vil medarbejderen automatisk få overført x antal feriedage pr måned. Hvis medarbejderen har rettighed til at tilgå sit eget Ferie & Fravær-modul på sin profil i Staff, kan medarbejderen også følge med i, hvor meget Ferie & Fravær medarbejderen har tilbage.

På medarbejderens profil under Ferie & Fravær vises saldoen over ferie, øverst i venstre side af kalendervisningen. Hvis medarbejderen har flere Feriesaldoplaner tilknyttet, vil disse også blive vist her. Det er både muligt at tildele/ønske halve og hele feriedage, da begge dele tælles med i feriesaldoen.

Det er også muligt manuelt at tilføje ekstra feriedage, hvis en medarbejder eksempelvis skal have overført ferie. Dette gøres ved at klikke ind på feriesaldoplanen på den enkelte medarbejder, og registrere det under resterende feriedage:

I har nu lært, hvordan I opretter en ny feriesaldoplan i Staff, og hvordan både jer, der administrerer ferie og fravær i det daglige samt medarbejderne selv kan holde styr på optjent og brugt ferie.