Gentagne Processer

Under fanen Gentagne Processer har I mulighed for at opsætte en proces, der automatisk gentages efter en selvdefineret periode. Det kan eksempelvis være i forbindelse med fødselsdage, jubilæer, indhentning af straffeattester eller en plan for frokost.

For at komme i gang med at bruge Gentagne Processer, er det nødvendigt, at I først opretter en processkabelon. I processkabelonen lægger I opgaver, beskeder og Engagements ind. Det kan eksempelvis være “Husk at købe blomster.” Hvis beskeder, opgaver og Engagements skal udsendes før en specifik dato, skal processen have en skæringsdato. Hvis beskeden “Husk at købe blomster” skal sendes ud to dage før jubilæet, skal man sætte “-2,” som udsendelsestidspunkt for beskeden.

Derefter opretter I en gentagende proces under fanen Gentagne Processer.

Herinde navngives den gentagne proces, og derefter vælger I hvilken processkabelon, I vil anvende. I kan vælge mellem alle jeres processkabeloner.

Gentagne Processer kan opsættes på to måder. Enten fra et felt på stamkortet (eks. fødselsdag) eller ud fra en dato.

I kan vælge, at processen skal starte på en specifik dato. Det kan eksempelvis være, hvis man ugentligt ønsker at udsende bestilling af frokost til medarbejderne.

Her vælger I datoen for, hvornår processen skal i gang. Fx. 1/10-24. Derefter vælger I, hvor ofte processen skal gentages. Fx. 1 gang i ugen. Dermed udsendes processen én gang i ugen med startdato d. 1/10.

Hvis I klikker på pilen, kan I vælge dag, uge, måned eller år og dermed tilpasse gentagelsen af processen.

I kan også vælge, at et felt på stamkortet skal definere, hvornår processen igangsættes. Eks. hvis man vælger feltet “ansættelsesstart” fra stamkortet, vil processen tage afsæt i denne dato og derefter gentage processen fx. 5 år efter.

Dette kan eksempelvis bruges til jubilæer eller fødselsdage.

Derefter vælger I, hvem processen skal tilknyttes. I kan enten vælge alle i virksomheden eller vælge at tilføje manuelt, hvor I kan vælge mellem personer og roller. Hvis alle i virksomheden skal udfylde “frokost,” vælges her “alle i virksomheden.”

Derudover kan værktøjet også bruges som “reminder” til den årlige MUS. Her vælger man eksempelvis at feltet “ansættelsestart” skal definere processens startdato og at processen skal gentages 1 gang årligt.

Derefter vælger man, at processen skal tilknyttes til alle medarbejdere. Herfra igangsættes mus-processen årligt med afsæt i den enkelte medarbejders ansættelsesstartsdato.

I har nu lært, hvordan man opretter en Gentagen Proces. I næste guide gennemgår vi Engagement Builder-fanens muligheder.