Opret en Engagement

I det følgende vil vi gennemgå, hvordan I opretter en ny Engagement.

I videoen gennemgår vi, hvordan I opretter en Engagement-skabelon og nedenfor følger en uddybende guide.

For at oprette en ny Engagement skal I gå til fanebladet Skabeloner under Engagement Builderen. Klik på Opret Engagement Builder. 

Giv den nye Engagement et passende navn. Vælg det sprog alle knapperne fra systemet skal vises på (knapper som "næste side", "afslut" osv.)

Dernæst skal I vælge typen. I kan enten bruge en af de typer vi har oprettet i systemet eller oprette jeres egne. Ved at oprette flere type har I mulighed for gruppere jeres Engagements samt styre adgang til specifikke Engagementtyper. I kan f.eks. lave en type der hedder preboarding og dermed samle forskellige Engagements, som I bruger i forbindelse med jeres preboarding, under en type.

Udover at vælge ledersvar til, kan I også vælge at bestemte Engagements skal være anonyme. Dette giver god mening, hvis I ønsker at kunne indhente anonyme svar fra jeres medarbejder f.eks. i en trivselsundersøgelse. Det vil ikke være muligt at se, hvad den enkelte medarbejder har svaret eller hvilke medarbejdere har færdiggjort Engagementen. Man vil kun have en samlet oversigt.

I har ligeledes mulighed for at vælge funktionen Ledersvar til eller fra. Hvis I vælger den til, får medarbejderens leder også tilsendt den pågældende Engagement, og vedkommende besvarer dermed de samme spørgsmål som medarbejderen, hvilket gør det muligt at sammenholde svarene til sidst.

Derudover kan I vælge, at medarbejderen skal modtage resultatet som PDF. Og som et sidste trin i oprettelsen af en ny Engagement, kan I vælge, hvilke afdelinger der skal kunne tilgå Engagementen. Afslut ved at klikke på Gem og luk.

Herunder ses et eksempel på en Engagement, der viser begge muligheder for at kommentere på en udfyldt Engagement. Eksemplet viser, hvor Ledersvar ligger sig, hvis man har tilvalgt dette.

Som det ses, får man med Ledersvar-værktøjet også adgang til fanebladet Sammenlign/Konkluder. Her kan lederen sammenholde medarbejderen og lederens svar på MUS-spørgsmålene og skrive en samlet konklusion (fx under samtalen). Dernæst kan konklusionen downloades som PDF, og den kan tilføjes til medarbejderens dokumenter i Staff.

Nu er I klar til at fylde indhold ind i den nye Engagement. Det foregår under fanebladet Indhold. Værktøjet er bygget op i tre dele:

I videoen herunder gennemgår vi, hvordan I kan lave indholdet i en Engagement:

Når I opretter en Engagement, vil der automatisk være oprettet tre sider. En første og en sidste side samt en oversigtsside. Oversigtssiden kan I fravælge ved at klikke på slideren ud for Aktivér oversigtsside. En oversigtsside giver medarbejderen mulighed for at se de svar, han/hun har givet, inden vedkommende afslutter Engagementen.

Hver side skal have en sidetitel - start derfor med dette, når I opretter en ny side.

Når titlen på siden er udfyldt, kan I gå til tekstfeltet og skrive en tekst, indsætte et billede, indsætte et link eller uploade en video. I kan altid gå tilbage og rette siden senere.

Når I er færdige med at oprette sider i jeres nye Engagement, kan I ændre på designet. Det gør I under fanebladet Opsætning.

I videoen herunder kan I blive klogere på den layoutmæssige opsætning af en Engagement:

Som det ses i videoen har I til venstre mulighed for at indsætte et logo under feltet Logo. Klik på rullegardinet (hvor der som udgangspunkt står Intet logo) for at vælge jeres firmalogo eller et brugerdefineret. Hvis I vælger “brugerdefineret”, skal I uploade et logo. Vælg dernæst hvor stort logoet skal være under Logo bredde.

Til højre for dette kan I bestemme hvilke farver, jeres Engagement skal have. Klik på den lille kulørte firkant for at skifte henholdsvis Baggrundsfarve og Tekstfarve.

Under Diverse kan I bestemme, hvordan eventuelle nævnte datoer skal vises (som fx datoen for ansættelsesstart, som I kan sætte ind som en variabel i teksten i Engagementen ved at bruge # og så vælge Ansættelsesstart fra rullelisten).

Derudover kan I vælge at skrive en fejlbesked hvis modtageren af Engagementen mangler et mobilnummer. Hvis I vælger at lade feltet stå tomt, bruger systemet en standard fejlbesked.

Det er muligt at sende Engagements ud uden et mobilnummer, dog anbefaler vi at de af jeres medarbejdere, der skal modtage en Engagement, har et mobilnummer registreret på jeres konto i HR-ON Staff. Medarbejderne modtager en kode på SMS, når de klikker på linket i mailen for at tilgå den pågældende Engagement. Og mangler mobilnummeret, dukker fejlbeskeden op.

Til slut kan I under E-mail skabelon udfylde den e-mail, der bliver sendt ud til jeres medarbejdere med linket til den pågældende Engagement.

Bestem til sidst hvilken tekst selve link-knappen skal have (fx Klik her) samt om medarbejderne skal modtage teksten på e-mail eller SMS.

I forlængelse af jeres mulighed for at opsætte mailen, der sendes ud i forbindelse med en Engagement, har I også mulighed for at vælge en standard modtager og en standard leder, som vi uddyber her:

I videoen herunder kan I se, hvordan I opsætter notifikationer til Engagements. Vi gennemgår det også i denne guide.

I ovenstående har I lært, hvordan I opretter en ny Engagement, laver indhold, ændrer designet samt øvrige vigtige trin i forbindelse med Engagements.