Tilknyt processkabelon

Her gennemgår vi, hvordan I tilknytter en proces til en medarbejder.

Se hvordan via videoen herunder eller scroll ned til den skriftlige guide.

Der er forskellige veje at gå, når I vil tilknytte en proces til en medarbejder. Under Processer kan I gå til fanebladet Tilknytninger og dernæst klikke på Tilknyt proces, der ses foroven i billedet. 

I kan ligeledes gå til fanebladet Skabeloner. Find dernæst den skabelon, I ønsker at bruge. Ud for skabelonens titel kan I til højre i billedet klikke på tre prikker, og der ses nu en menu. Klik på Tilknyt til medarbejdere.

Desuden kan I under Medarbejdere kan gå direkte til den enkelte medarbejders stamkort og gå ind på fanen Processer og dernæst klikke på Tilknyt proces.

Hvis I ikke havde valgt processen, før I klikkede på Tilknyt proces, skal I vælge den pågældende proces i rullelisten.

Når I har tilknyttet processen til en medarbejder, kan I vælge en skæringsdato/startdato. Klik på kalenderikonet for at indstille datoen manuelt, eller vælg en af mulighederne fra medarbejderens stamkort, fx Ansættelsesstart. I kan kun vælge en dato, der er frem i tiden. Klik dernæst på Indstil dato.

I kan ligeledes tilpasse opgaverne i processen ved at slette, redigere eller tilføje opgaver samt flytte datoer, så de matcher jeres behov. De ændringer, I eventuelt laver i dette trin, vedrører kun den proces, I netop skal til at starte op - med andre ord bevares den oprindelige skabelon på platformen.

Det er muligt at slette eller redigere en opgave i en proces. Det kan I både gøre, når I er ved at tilknytte processkabelonen til en medarbejder, men også efter I har tilknyttet processen.

I kan redigere eller slette en opgave i en proces ved at køre musen henover opgaven. Nu dukker der tre prikker op til højre for opgaven. Klik på disse og vælg enten Rediger opgave eller Slet opgave.

Når arbejdet er klar, skal I klikke på Tilknyt proces til medarbejderne (som vist på billedet herunder) og så går platformen automatisk i gang med at tildele opgaver og sende mails og notifikationer alt efter, hvordan jeres proces er sat op.

Det er muligt at tilknytte en processkabelon til flere medarbejdere på en gang. Også selvom der er forskellige forhold fra den ene til den anden medarbejder, som der skal tages højde for og rettes til.

Når I har rullelisten over medarbejder, skal I vælge de personer, processen skal knyttes til. Dernæst skal I klikke på Tilknyt proces. Start med at vælge en processkabelon øverst.

Vælg dernæst skæringsdatoen for den første medarbejder på listen. Det gør I ved at klikke på datofeltet, der ses under overskriften Skæringsdato/Startdato. Klik dernæst på Indstil dato. Hvis skæringsdatoen er den samme for alle medarbejderne, klik da i stedet på Indstil dato og anvend for alle. Hvis det derimod ikke er tilfældet, skal I indstille den specifikke dato for de øvrige medarbejdere på listen.

Nu kan I udfolde hver processkabelon ved at klikke på den enkelte medarbejders navn. Dernæst kan I redigere på samme måde som beskrevet i foregående afsnit. Når alle ændringer er på plads, afslutter I ved at klikke på Tilknyt proces til medarbejderne.

I har nu lært, hvordan man tilknytter en proces til en eller flere medarbejdere. I ved også, hvordan I kan tilrette en proces på individuelt niveau, hvis I skal sende processen til flere på en gang.