Når I klikker på menupunktet Dokumenter får I et overblik over alle de dokumenter, I enten har genereret eller uploadet til jeres konto i HR-ON Staff. Dette er inddelt i underpunkterne:
- Virksomhedsdokumenter (denne guide)
I kan blive klogere på alle underpunkterne i de enkelte guides. Klik på et af ovenstående punkter for at gå direkte til den pågældende guide.
Virksomhedsdokumenter
I underpunktet Virksomhedsdokumenter har I et overblik over de mapper og dokumenter, der hører til hhv. hele virksomheden (denne mappe er opkaldt efter jeres virksomhedsnavn) og mapper og dokumenter, der tilhører de enkelte afdeling.
Hver afdeling får automatisk en mappe, når I opretter afdelingen i Staff under Indstillinger > Afdelinger.
For at åbne en mappes indhold skal I dobbeltklikke på den enkelte mappe for at se, hvad den indeholder. Klik en gang på mappen for at markere/sætte flueben ud for mappen (bemærk: Dette er kun muligt, når I er et niveau nede i mappestrukturen - fx hvis I har oprettet en mappe til en specifik afdeling). Når I på denne måde markerer mappen, har I mulighed for at flytte dokumenter til mappen eller slette mappen.
I dokumentoverblikket kan I ligeledes søge efter et specifikt dokument via søgefunktionen. Derudover har I mulighed for at tilføje en mappe eller en fil via knappen Tilføj en fil eller mappe, der ses ovenfor mapperne. Dette kan I også gøre ved at højre klikke i det grå område.
Giv adgang til at jeres medarbejdere kan se virksomhedsdokumenter
Med virksomhedsdokumenter har I mulighed for at uploade dokumenter, der er relevante for alle i jeres virksomhed. Det kan fx være en medarbejderhåndbog eller jeres it-politik.
Det kræver dog, at I sætter rettighederne op til det. Det gør I ved følgende steps:
- Gå til Indstillinger > Rettigheder
- Gå til fanebladet Virksomheden (foroven)
- Vælg dernæst en rolle til redigering (i højre side mellem knappen Udfold alle og søgebjælken). Hvis I ikke allerede har en rolle på virksomhedsniveau til samtlige af jeres medarbejdere (fx rollen “Se alle medarbejdere”), kan I i stedet klikke på Tilføj rolle for at oprette en ny
- Scroll nu ned til Dokumentadgang og sæt et øje ud for den type dokument, jeres virksomhedsdokument hører under (fx Globalt dokument)
- Scroll nu ned til Dokumentmappeadgang og sæt et øje ud for Adgang til alle virksomhedsmapper
- Næste step er at tildele rollen til alle jeres medarbejdere, hvis de ikke allerede har den. Det kan I læse mere om her
Digitale signaturer
Under fanen Digitale signaturer får I et overblik over de dokumenter, I har sendt til underskrivning ved brug af digital signatur.
I overblikket kan I se, hvilken medarbejder dokumentet er tilknyttet samt datoen for, hvornår dokumentet blev tilføjet. I kan ligeledes se en status for, hvor langt i processen hver enkelt underskriver er. Derudover kan I sætte en underskrift, såfremt I er inviteret til det.
Via de tre prikker i kolonnen yderst til højre kan I slette eller redigere den digitale signaturforsendelse.
Håndsignatur
Ved fanebladet Håndsignatur får I tilsvarende overblik som ved fanebladet Digital signatur. Denne fane giver jer nemlig overblik over de dokumenter, I har sendt til underskrift ved håndsignatur.
I kan således se detaljer som hvilket dokument, det drejer sig om, oprettelsesdato, underskrivere og status for hvor langt hver enkelt underskriver er i processen samt adgang til at underskrive, såfremt I er inviteret til at underskrive.
I denne guide har I et fået et indblik i dokumentfanens muligheder. I har fået en gennemgang af overblikket over dokumenter såvel som en gennemgang af overblikket over digitale signaturer og håndsignaturer. Til slut har I også fået en introduktion til at uploade et dokument samt funktionen masseupload.