I denne guide kan I lære, hvordan I trækker medarbejderdata ud af jeres konto i HR-ON Staff.
For at lave et udtræk skal I gå til menupunktet Medarbejdere. Dernæst skal I sætte flueben ud for de medarbejdere, I gerne vil lave et udtræk med. Det kan I gøre på flere måder:
- Enten kan I sætte flueben “automatisk” ved at klikke på ikonet med de tre prikker og tre streger i kolonnen yderst til venstre og vælg Markér alle viste eller Markér alle
- Ellers kan I sætte flueben manuelt ud for udvalgte medarbejdere
- Filtrer fx efter specifikke afdelinger, nærmeste leder eller noget helt tredje for at få den gruppe af medarbejdere frem, I har brug for
- For at filtrere skal I klikke på en overskrift i en kolonne og vælge mulighederne (i eksemplet herunder er der fx valgt at filtrere efter Direktion og HR)
- Vil I have andre kolonner til at være synlige i medarbejderoversigten, skal I klikke på Kolonner i øverste højre hjørne og vælge nogle værdier ved at sætte flueben ud for dem. Klik dernæst på Gem
Når I har fundet de pågældende medarbejdere og markeret dem med et flueben, skal I klikke på menuen i bunden kaldet “Med valgte”. Dernæst kan I klikke på Eksport og så vælge mellem en Excel- og en CSV-fil.
Nu åbner vinduet “Tilpas kolonner” sig. I venstre side under “Aktiv” ser I de kolonner, hvis indhold I får med i udtrækket. I højre side under “Inaktiv” ses de øvrige kolonner.
Vælg hvilke værdier I ønsker at lave udtræk med
For at få en kolonne/værdi med over i Aktiv - og altså med i udtrækket - skal I blot klikke på prikkerne ud for kolonnens navn og trække kolonnen over i Aktiv. Alternativt kan I klikke på plus-ikonet.
Hvis I ønsker at fjerne en kolonne fra Aktiv, kan I trække kolonnen over i Inaktiv på samme måde som beskrevet oven for eller klikke på minus-ikonet.
Her ses, hvordan kolonnen “Sekundær e-mail” er ved at blive trukket over under Aktiv:
Når I har flyttet de relevante kolonner over i Aktiv, klik da på Gem. Nu downloades Excel- eller CSV-filen til computerens lokale drev.
Automatisk udtræk
Under menupunktet “medarbejdere” findes funktionen “automatisk udtræk.”
Funktionen muliggør, at man kan automatisere sine udtræk og definere, hvor ofte udtrækket skal laves.
Hvordan fungerer automatisk udtræk?
Når udtrækket er navngivet, vælges de modtagere, der skal modtage udtrækket.
Hvis udtrækket ikke skal inkludere hele virksomheden, vælges der under “afdelinger” de afdelinger, som udtrækket skal indeholde. Lad feltet forblive tomt, hvis udtrækket skal indeholde hele virksomheden.
Vælg derefter hvornår eksporten af udtrækket startes, og hvor ofte det skal gentages. Eks. at udtrækket gentages én gang i måneden med start fra d. 21/10-24.
Derefter vælges der, hvilke felter udtrækket skal indeholde fx fornavn, efternavn, adresse og løn.
I er nu blevet klogere på, hvilke muligheder der er for at lave udtræk af medarbejderdata i HR-ON Staff.