Udstyr-fanens muligheder

Her gennemgår vi Udstyr og de funktioner, der hører under. Kort fortalt er Udstyr en funktion, I kan bruge til at registrere det udstyr, I har i jeres virksomhed. Begrebet udstyr skal forstås bredt og ikke nødvendigvis kun som it-udstyr. Det kan eksempelvis også være nøglekort eller biler. Det er helt op til jer, da I selv kan definere indholdet og de forskellige kategorier.

Når I klikker på Udstyr, får I et overblik over det udstyr, I har registreret på jeres konto i HR-ON Staff. Foruden overblikket får I også detaljer om, hvilken medarbejder det enkelte udstyr er tildelt. Derudover kan I tilgå en række funktioner, som vi beskriver herunder.

I kan eksempelvis tilføje nyt udstyr, importere udstyr fra et andet registreringsværktøj, bruge søgeværktøjet med mere. Vi gennemgår de enkelte funktioner i det følgende.

Ved at klikke på Kolonner i øverste højre hjørne kan I bestemme, hvordan overblikket over jeres udstyr skal være. I Kolonner har I mulighed for at vælge felter til og fra ud fra jeres egen vurdering af, hvad der er relevant at få vist i overblikket. I kan også flytte rundt på rækkefølgen af kolonner ved at aktivere slideren ud for Sortér kolonne. Dernæst ses et felt med prikker ud for de enkelte kolonner. Kør musen over disse for at flytte kolonnen.

Dette er en visning, der udelukkende træder i kraft på den enkelte medarbejders konto.

Med funktionen Tilføj udstyr kan I tilføje et udstyr ad gangen. Dermed skiller denne funktion sig ud fra Importer udstyr, som vi også gennemgår her i vejledningen. Funktionen Tilføj udstyr er relevant, hvis I har brug for eksempelvis at oprette en nyindkøbt telefon på jeres liste over udstyr.

Når I klikker på Tilføj udstyr, får I adgang til at oprette udstyr. I skal som minimum udfylde de felter, der er markeret med en stjerne, da disse er påkrævet - herunder Navn og Type. Under feltet Type kan I vælge mellem de typer, der allerede er oprettet i platformen. Hvis der mangler en type, kan I oprette den ved at klikke på Tilføj udstyrstype. Se hvordan under afsnittet Typer længere nede i denne vejledning.

Det er også muligt at importere udstyr, I allerede har registreret i et andet værktøj. På den måde kan I nemt og hurtigt overføre oplysninger til jeres konto i HR-ON Staff. Funktionen Importer udstyr virker ved, at I overfører en .csv-fil til platformen. Følg den guide der dukker op, når I klikker på Importer udstyr. Der er ligeledes en skabelon, I kan downloade og udfylde. Når filen er udfyldt, kan I overføre den til HR-ON Staff, og dermed får I alle jeres nuværende registreringer af udstyr direkte ind på jeres nye HR-platform.

Under menupunktet Typer kan I definere de typer af udstyr, I ønsker at registrere i HR-ON Staff. Det er helt op til jer, hvilke typer udstyr der skal indgå. I kan løbende tilføje nye typer til listen, hvis I kommer i tanke om noget hen ad vejen, der kunne være relevant at registrere.

For at tilføje nye typer skal I klikke på Tilføj udstyrstype. Giv udstyrstypen et navn.

Med funktionen Brugerdefineret udstyrsfelter har I mulighed for at oprette et felt med information, der blot er relevant for et specifikt udstyr. Det kan eksempelvis være et brugerdefineret udstyrsfelt kaldet “Registreringsnummer”. Dette felt kan kobles på typen Bil.

Når I fremadrettet tilføjer en ny bil under Udstyr, skal I således udfylde bilens registreringsnummer. Det er altså et felt, der kan fortælle en information om et specifikt udstyr. En information der ikke er relevant for andre typer udstyr. Registreringsnummer er eksempelvis ikke relevant at udfylde for udstyrstyperne PC, headset og så videre.

I kan tilføje nøjagtig det antal brugerdefinerede udstyrsfelter, I har brug for.

Herunder ses et eksempel med udstyrstyper, hvor der er koblet brugerdefineret udstyrsfelter på.

I nederste venstre hjørne af skærmen har I mulighed for at åbne en lille menu kaldet Med valgte. Menuen aktiveres først, når I har sat flueben ud for den eller de typer udstyr, I ønsker at foretage en handling med.

Menuen giver adgang til at eksportere jeres udstyrsliste til en excel-fil samt til at slette et udstyr på listen.

Når I klikker på Med valgte > Eksporter til Excel, kan I vælge hvilke felter, der skal indgå i filen. De felter I ønsker, der skal indgå, skal stå i kolonnen Aktiv, mens de felter I ikke ønsker med i excel-filen, skal stå under Inaktiv.

For at flytte et felt fra Aktiv til Inaktiv, skal I blot klikke på det lille minus- eller plus-ikon. Det er også muligt ved hjælp af “drag and drop.”

I har nu fået et overblik over de forskellige brugbare funktioner, der hører under Udstyr. Derudover har I set eksempler på mindst to typer udstyr, som kan være relevante for jeres virksomhed at registrere i HR-ON Staff. I kan altid vende tilbage til Udstyr på et senere tidspunkt og ændre detaljerne, hvis det bliver nødvendigt.