I denne guide gennemgår vi, hvad fanen Dokumenter er. Det er en fane, der er tilgængelig på jeres medarbejderes stamkort.
Herunder ses hvor på stamkortet, I kan finde Dokumenter.
Overblik over fanen Dokumenter
Under fanen Dokumenter finder I alle de dokumenter, der er tilknyttet medarbejderen. Det kan være en kontrakt, tillæg til kontrakten, straffeattest og så videre.
Sådan tilføjer I et dokument
I har forskellige handlemuligheder, når I befinder jer under fanebladet Dokumenter. I kan uploade et færdigt dokument til medarbejderens stamkort, eller I kan generere et nyt dokument.
For at uploade et færdigt dokument skal I klikke på Tilføj en fil eller mappe, hvorefter I skal klikke på Upload fil. Upload dernæst dokumentet. (Du kan også højreklikke i det grålige område og få samme rullemenu frem).
Når I har uploadet dokumentet, angiv da en type under Vælg dokumenttype. I kan selv definere de typer, I har brug for ved at gå til menupunktet i menuen til venstre under Dokumenter > Dokumenttyper. Læs mere om dokumenttyper.
Hvis det er relevant så sæt en udløbsdato på dokumentet.
Hvis I aktiverer slideren ud for Udløbsdato og/eller ansvarlige medarbejdere, får I følgende muligheder, som vi uddyber under skærmbilledet:
- Tilføjet dato: I har mulighed for at sætte en dato for, hvornår dokumentet er tilføjet, hvis det skal være en anden, end den dag du opretter dokumentet
- Tilføj medarbejderansvarlige: Her kan I vælge den eller de medarbejdere, der har ansvaret for dokumentet. Det kunne eksempelvis være den nærmeste leder, der har ansvaret for, at medarbejderens certifikater stadig gælder
- Udløbsdato: Sæt en udløbsdato på, hvis det er relevant for dokumentet - fx hvis det er et, der skal fornyes. Bemærk at dokumentet ikke bliver slettet, når udløbsdatoen oprinder
- Påmindelse: Hvis I sætter en udløbsdato på, har I også mulighed for at sætte en dato for påmindelse på. Vær opmærksom på at I skal oprette en notifikation under Indstillinger > Notifikationer for at påmindelsen er aktiv (læs mere om hvordan i denne guide om notifikationer)
Afslut ved at klikke på Upload dokumenter. Nu ligger dokumentet på medarbejderens stamkort.
Sådan genererer I et dokument
Hvis I ønsker at oprette et dokument ud fra en af de skabeloner, I har liggende på jeres konto i HR-ON Staff, er det også muligt.
Klik på Tilføj en fil eller mappe, klik herefter på Generer dokument.
Vælg dernæst en skabelon fra listen (mangler I skabeloner? Opret dem under menupunktet Dokumenter i menuen til venstre i billedet > Vælg dernæst Dokumentskabeloner. Læs mere om dokumentskabeloner.)
Når I har valgt en dokumentskabelon, åbner redigeringsvinduet. Her kan I tilføje oplysninger i de felter, der ses i højre side af skærmen. I takt med at I udfylder felterne, opdateres dokumentet automatisk.
Hvad betyder “Gyldig fra”?
Det er valgfrit, om I vil udfylde en dato i feltet “Gyldig fra” eller ej. Datoen, I vælger, bliver ikke vist nogen steder i dokumentet. Det er blot for at fortælle systemet, fra hvilken dato systemet skal indhente oplysningerne om medarbejderne.
Det kan fx være, at I har indtastet i medarbejderens afdelingsfelt på stamkortet, at den pågældende medarbejder skifter afdeling om tre måneder - lad os sige pr. 1. september - og at I ønsker, det er den information, der skal fremgå under feltet Afdeling i dokumentskabelonen. Dermed kan I vælge datoen 1. september i feltet Gyldig fra. Læs mere om muligheden for fremtidige ændringer på stamkortsfelter i denne guide
Hvordan redigerer man selve skabelonteksten?
Har I ændringer til selve skabelonteksten, kan I redigere det ved at klikke på Rediger skabelon, der ses over dokumentet (se skærmbilledet herunder) ændringerne gemmes kun i dette dokument, og altså ikke i den originale skabelon.
Afslut ved at klikke på Tilføj til dokumenter, Send til digital signatur eller Send til håndsignatur, hvis dokumentet kræver underskrifter. Læs mere om digital signatur-funktionen herunder.
Underskriv dokument med digital signatur
Hvis I ønsker, at dokumentet skal underskrives digitalt ved brug af MitID, skal I klikke på Send til digital signatur. Dernæst åbner et vindue med disse fire faneblade, som vi uddyber under skærmbilledet.
- Dokumenter: Upload filen fra skrivebordet eller klik på Generer dokument for at bruge en af jeres dokumentskabeloner
- Underskrivere: Vælg hvem der skal sætte sin signatur på dokumentet. Det gør I ved at klikke på Vælg underskriver, hvorefter der ses en rulleliste med medarbejdernes navne. Det er også muligt at tilføje en ekstern underskriver ved at klikke på Tilføj eksterne underskrivere og indtaste dennes navn og e-mail
- Hvis I vil definere rækkefølgen for, hvornår de enkelte parter skal underskrive, kan I gøre det ved at aktivere slideren Brug brugerdefineret rækkefølge for underskrivere. Dernæst kan I rykke op og ned på parterne. På den måde kan I eksempelvis sikre jer, at medarbejderen først får en e-mail tilsendt, efter arbejdsgiveren har sat sin underskrift
- Modtagere: Under fanebladet Modtagere kan I tilføje en person, der har brug for en kopi af det underskrevne dokument
- Afslut forsendelse: Gå til Afslut forsendelse for at sende invitationen til den digitale signatur. Det er muligt at ændre i formuleringen af den mail, parterne modtager. Send ved at klikke på Gem.
Underskriv dokument med håndsignatur
Hvis I ønsker at dokumentet skal underskrives ved brug af håndsignatur, skal I klikke på Send til håndsignatur. Følg dernæst denne fremgangsmåde:
- Vælg Underskrivere for at vælge, hvem der skal sætte sin håndsignatur på dokumentet. Det gør I ved at klikke på Vælg medarbejdere, hvorefter der ses en rulleliste med medarbejdernes navne
- Hvis I vil definere rækkefølgen for, hvornår de enkelte parter skal underskrive, kan I gøre det ved at klikke på Underret brugere i henhold til den angivne rækkefølge
- Det er muligt at oprette Påmindelsesinterval, hvis I ønsker at underskrivere skal påmindes om håndsignatur. Afslut forsendelsen ved at klikke på Send og luk
I denne guide har I lært, hvordan I kan anvende funktionen Dokumenter på den enkelte medarbejders stamkort. Læs mere i denne guide om hvordan I generer en dokumentskabelon.
Vi har desuden gennemgået, hvordan I tilføjer dokumenter samt genererer dokumenter. I har desuden kunne læse om, hvordan man sender dokumenter til digital signatur.