I denne guide vil vi gennemgå, hvordan I kan bruge variabler i dokumentskabeloner på en mere avanceret måde, end den vi gennemgår i guiden om dokumentskabeloner. Denne guide omhandler nemlig såkaldte til- og fravalgsvariabler.
Hvad er til- og fravalgsvariabler?
I en dokumentskabelon er det muligt at indsætte såkaldte til- og fravalgsvariabler. Det er kort fortalt en variabel, man kan slå til eller fra i det færdige dokument. Det kan eksempelvis være et afsnit i en ansættelseskontrakt, der omhandler tillæg til løn. Dette afsnit kan man så tilføje, hvis det er relevant at have med i den pågældende kontrakt.
På samme måde er det muligt at udelade afsnit i en kontrakt ved brug af fravalgsvariabler.
Sådan bruges tilvalgsvariabler
Følg denne fremgangsmåde hvis I ønsker at gøre brug af tilvalgsvariabler i en dokumentskabelon:
- Klik med musen det sted i teksten, hvor variablen skal indsættes
- For at indsætte en tilvalgsvariable skal I klikke på det grønne ikon i formateringslinjen:
- Der dukker nu et lille vindue med et tekstfelt op, hvor I skal navngive variablen - eksempelvis "tillæg". Klik dernæst på Ok
- I teksten indsættes tilvalgsvariablen nu, og i tilfældet med eksemplet “tillæg”, vil det se således ud: {{#Tillæg}}{{/Tillæg}} For at udfylde jeres tekst om tillæg skal I placere musen imellem de to tuborgklammer, der vender mod hinanden, altså: {{#Tillæg}}Skriv jeres tekst her{{/Tillæg}}
- Skriv teksten. I eksemplet herunder ses teksten i sin fulde længde i selve dokumentskabelonen:
{{#Tillæg}}Tillæg Derudover ydes i såkaldte ydretimer (fra kl. 18-04) et tillæg på 88 kr. pr. påbegyndt time.{{/Tillæg}}
- Tryk på Gem og luk og gå dernæst til den pågældende medarbejders stamkort og klik på Dokumenter > Tilføj en fil eller mappe > Generer dokument
- Vælg dokumentet på listen
- I højre side af dokumentet er det nu muligt at vælge tilvalgsvariablen til. I eksemplet med “tillæg” vil tilvalgsvariablen se således ud:
Sådan bruges fravalgsvariabler
Hvis I bruger en fravalgsvariabel, har I mulighed for at fjerne indhold i et dokument. Følg denne fremgangsmåde:
- Klik med musen på det sted i teksten, hvor I ønsker variablen indsat
- Klik dernæst på det røde ikon i formateringslinjen:
- Giv variablen en navn. Det kunne eksempelvis være firmabil.
- I teksten indsættes fravalgsvariablen nu og i tilfældet med navnet firmabil, vil det se således ud: {{^Firmabil}}{{/Firmabil}} For at udfylde jeres tekst om “firmabilen” skal I placere musen imellem de to tuborgklammer, der vender mod hinanden, altså: {{^Firmabil}}Skriv jeres tekst her{{/Firmabil}}
- Skriv teksten. I eksemplet herunder ses teksten i sin fulde længde i selve dokumentskabelonen:
{{^Firmabil}}Firmabil Du har ret til brug af firmabil.{{/Firmabil}}
- Tryk på Gem og luk og gå dernæst til den pågældende medarbejders stamkort og klik på Dokumenter > Tilføj en fil eller mappe > Generer dokument
- Vælg dokumentet på listen
- I højre side af dokumentet er det nu muligt at slå fravalgsvariablen fra og dermed fjerne afsnittet om firmabil, som vist på billedet herunder, hvor firmabil ikke er slået fra:
Overskueliggør dokumentet med overskrifter
Hvis I har brug for at overskue en række variabler i en dokumentskabelon, kan det være en god ide at gruppere variablerne efter overskrifter, som I selv skriver ind i variablen.
Det kan eksempelvis være, hvis I har oprettet en skabelon til en ansættelseskontrakt, og at I i denne skabelon har oprettet to tilvalgsvariabler: en med information der vedrører en fastansættelse, og en med information der vedrører en projektansættelse, som I så kan vælge til efter behov.
I sådan et tilfælde kan I oprette en overskrift - eksempelvis kaldet Ansættelse. I det endelige genererede dokument vil det se ud som i eksemplet her:
For at oprette en overskrift skal I gøre følgende:
- Opret tilvalgsvariablen (dette kan I læse om i et af de foregående afsnit i denne guide). Det kunne være fastansat, der som tilvalgsvariabel bliver til: {{#Fastansat}}{{/Fastansat}}
- Skriv dernæst overskriften ind i variablens kode. I det konkrete eksempel bruger vi overskriften Ansættelse, og så vil tilvalgsvariablen inklusiv overskrift se således ud:{{#Ansættelse:¤¤Fastansat}}Skriv afsnittet om fastansættelse her{{/Ansættelse:¤¤Fastansat}}
- Ønsker du at indsætte en ekstra tilvalgsvariabel under overskriften, skal denne således også inkludere overskriften. Med eksemplet 'projektansat' vil overskriften så se således ud:{{#Ansættelse:¤¤Projektansat}}Skriv afsnittet om projektansættelse her{{/Ansættelse:¤¤Projektansat}}
- Med andre ord opretter du en overskrift til tilvalgsvariabler ved at skrive overskriften ind i variablen efter # efterfulgt af ¤¤ I eksemplet med “Ansættelse” som overskrift ser teksten således ud i sin fulde længde i dokumentskabelonen:
{{#Ansættelse:¤¤Fastansat}}Som fastansat har du fri adgang til sodavand og frugtkurven.{{/Ansættelse:¤¤Fastansat}} {{#Ansættelse:¤¤Praktikant}}Som praktikant har du fri adgang til frugtkurven.{{/Ansættelse:¤¤Praktikant}}
I denne guide har I lært om tilvalgs- og fravalgsvariabler samt hvordan I opretter dem i en dokumentskabelon. Derudover har vi gennemgået, hvordan I kan kategorisere variablerne under overskrifter.